Když zaměstnanec odchází, spousta firem řeší hlavně formality s HR. Ale z pohledu IT je stejně důležité vrácení služebního notebooku, telefonu a všech přístupů. Pokud na to nemáte jasný proces, je to živná půda pro průšvihy: ztracené železo, aktivní účty, které nikdo nekontroluje, nebo data mimo firmu.
V tomhle článku projdeme krok po kroku, jak vracení IT techniky nastavit tak, aby bylo předvídatelné, zdokumentované a nezdržovalo vás zbytečně. Navazuje to na články Check-list před předáním firemního notebooku zaměstnanci a Interní pravidla pro firemní notebooky – kdo co může a nesmí dělat.
1. Kdy se vrácení IT techniky řeší
Vrácení techniky není jen „odchází člověk, vrať notebook“. Typicky řešíte tyto situace:
- Standardní odchod zaměstnance – výpověď, dohoda, konec smlouvy na dobu určitou.
- Ukončení spolupráce s externistou / freelancerem – měl firemní notebook nebo přístupy.
- Dlouhodobá nepřítomnost – dlouhá nemoc, rodičovská dovolená (často dává smysl techniku sebrat a využít ji jinde).
- Změna role – člověk z obchodníka udělá internistu a typ techniky už neodpovídá nové práci.
Ve všech těchto případech se hodí mít stejný základní proces – jen s drobnými odchylkami podle konkrétní situace.
2. Co všechno je „IT technika“, kterou má zaměstnanec vrátit
Notebook je jen špička ledovce. Ve skutečnosti potřebujete mít v evidenci a vratkovém protokolu víc věcí:
- notebook (ideálně s inventárním číslem a seriovým číslem),
- dokovací stanice, monitor (nebo dva), klávesnice, myš, sluchátka / headset,
- firemní mobil, SIM karta, případně tablet,
- čtečky karet, bezpečnostní tokeny (OTP klíče, YubiKey apod.),
- přístupové karty do budovy nebo serverovny,
- brašna, batoh, stojan na notebook, USB huby, redukce a další příslušenství.
Čím lépe máte techniku evidovanou a štítkovanou, tím jednodušší je kontrola při vrácení. Bez evidence to končí stylem „myslím, že jsem měl ještě jednu nabíječku“ – a to není dobrý základ pro řešení škod.
3. Check-list fyzického vrácení techniky
Samotné fyzické vrácení není jen „polož notebook na stůl“. Doporučujeme mít jednoduchý check-list:
- Kontrola kompletnosti – notebook, nabíječka, dokovací stanice, redukce, příslušenství.
- Stav zařízení – prasklý displej, mechanická poškození, chybějící klávesy, ohnuté konektory.
- Shoda s předávacím protokolem – zkontrolovat, zda se vrací vše, co bylo přiděleno.
- Zápis stavu do vratkového protokolu – včetně případných závad nebo chybějících částí.
Pokud máte check-list pro předání notebooku, je ideální mít k němu zrcadlový check-list pro vrácení.
4. Data a přístupy: co se musí stát na straně IT
Z pohledu bezpečnosti jsou možná důležitější než notebook samotný přístupy a data. Při odchodu by měly proběhnout minimálně tyto kroky:
- Deaktivace účtu v doméně / Active Directory / Azure AD.
- Odstranění nebo zablokování přístupů do cloudových služeb (Microsoft 365, Google Workspace, CRM, ERP, projektové nástroje).
- Změna hesel sdílených účtů, které zaměstnanec znal (např. společná schránka, obecný login do dodavatelského portálu).
- Záloha pracovních dat – dokumenty, projekty, sdílené disky, případně e-maily.
- Přesměrování pošty – dočasné přesměrování e-mailu na nástupce nebo roli (např. sales@firma.cz).
Cílem je, aby odchod jednoho člověka neohrozil provoz celé firmy a abyste nezačali zjišťovat až za měsíc, že klíčové přístupy měl jen on a nikdo jiný.
5. Osobní data zaměstnance na firemním zařízení
V praxi skoro každý zaměstnanec na firemním notebooku má aspoň něco osobního – fotky, soukromé dokumenty, soukromý e-mail, messenger. Proto by měla být tahle oblast ošetřená:
- Interní směrnicí – jasně říct, že zařízení je firemní a osobní data jsou na vlastní riziko.
- Postupem při odchodu – dát zaměstnanci možnost si osobní data v rozumném rozsahu zkopírovat.
- Vymazáním zařízení – po vrácení provést přeinstalaci / factory reset a zařízení připravit pro dalšího uživatele.
Důležité je najít balanc mezi ochranou firemních dat a respektem k soukromí. Rozhodně nechcete, aby někdo procházel osobní fotky jen proto, že zařízení patří firmě – ale zároveň nemůžete nechat firemní data bez kontroly.
6. Vratkový protokol: papír, který vás zachrání při problému
Stejně jako dává smysl mít předávací protokol při přidělení techniky, dává obrovský smysl mít i vratkový protokol při odchodu. Co by měl obsahovat:
- identifikace zaměstnance (jméno, pozice, datum odchodu),
- seznam vrácených zařízení včetně inventárních / seriových čísel,
- stav zařízení (bez závad / zjevné mechanické poškození, chybějící nabíječka apod.),
- datum vrácení techniky,
- podpis zaměstnance a zástupce firmy / IT.
Když se za půl roku ozve účetní nebo auditor, proč nějaký notebook chybí v evidenci, vratkový protokol je vaše jediná jistota. Bez něj je to vždy „slovo proti slovu“.
7. Co když technika chybí nebo je zničená
Občas se stane, že zaměstnanec techniku nevrátí kompletní, nebo je viditelně poškozená. V takovém případě hodně záleží na tom, jak máte nastavena:
- interní pravidla pro používání techniky,
- pracovní smlouvu (odpovědnost za svěřené hodnoty),
- a případně pojistku na zařízení.
Smyslem článku není právní návod, ale praktická rada: řešte pravidla dopředu, ne až u prvního sporu. To znamená:
- mít jasně napsáno, co se považuje za běžné opotřebení a co už za škodu,
- mít interní proces, jak se škoda vyčísluje a jak se s člověkem komunikuje,
- vědět, kdy má smysl využít pojištění zařízení.
8. Kdo co dělá: HR, IT a vedoucí
Vrácení techniky je ideální mít jako součást offboardingu – ne jako něco, co „se snad nějak zařídí“. Typické rozdělení rolí:
- HR – spouští proces odchodu, kontroluje check-list, informuje IT o termínu.
- Vedoucí – hlídá předání agendy, ověřuje, že člověk odevzdal techniku a přístupy.
- IT – přebírá zařízení, kontroluje stav, řeší data a deaktivaci přístupů.
Každé oddělení má svůj malý check-list, který se při odchodu odškrtá. Kdo to nemá na papíře (nebo v systému), ten se většinou spoléhá na paměť – a to se dřív nebo později vymstí.
9. Jak to nastavit jednou a pak už jen používat
Dobrá zpráva je, že tenhle proces vymýšlíte jen jednou – a pak ho jen opakujete:
- Vytvořte si interní směrnici pro práci s firemní technikou.
- Připravte předávací a vratkový protokol pro notebooky a další techniku.
- Mějte evidenci majetku – inventární čísla, štítky, kdo má co přidělené.
- Offboarding (odchod) zařaďte mezi standardní HR procesy s jasným checklistem.
Výsledek? Odchod člověka přestane být chaos. Vrátí techniku, podepíše protokol, IT udělá svou část s přístupy a daty. A vy se můžete věnovat tomu, co firmu živí – místo lovení chybějících notebooků po bývalých zaměstnancích.