Vratkový protokol je pro firmu něco jako fotka stavu techniky v momentě, kdy ji zaměstnanec vrací. Bez něj je každé budoucí řešení škody nebo chybějícího majetku jen slovo proti slovu. Ať už vracíte notebook, mobil nebo jinou IT techniku, vyplatí se mít protokol udělaný pořádně a jednotně.
V tomhle článku projdeme bod po bodu, co by měl vratkový protokol obsahovat, jaké detaily nepodcenit a jak si z toho udělat jednoduchou šablonu pro celou firmu.
1. Identifikace zaměstnance a datum vrácení
Úplný základ – musí být jasné, kdo techniku vrací a kdy:
- jméno a příjmení zaměstnance,
- pozice / oddělení,
- datum ukončení pracovního poměru nebo spolupráce,
- datum fyzického vrácení techniky (může být jiné než datum ukončení),
- případně číslo pracovního smluvního vztahu nebo osobní číslo.
Když budete protokol hledat za dva roky kvůli auditu, tohle jsou první údaje, podle kterých ho napárujete na konkrétního člověka.
2. Přesný seznam vrácených zařízení
Druhá klíčová část je detailní seznam toho, co se vrací. Čím konkrétnější jste, tím menší prostor je pro dohady:
- typ zařízení (notebook, monitor, dokovací stanice, mobil, tablet, headset…),
- značka a model (např. Dell Latitude 5420, iPhone 13, HP EliteDisplay E24…),
- inventární číslo (pokud používáte inventární štítky),
- seriové číslo zařízení (u vybavení s vyšší hodnotou určitě),
- počet kusů, pokud jich je víc (např. 2× monitor, 3× redukce).
U menšího příslušenství (kabely, redukce, USB huby) dává smysl mít typizované balíčky – např. „standardní příslušenství k notebooku“ = nabíječka, power kabel, redukce, brašna.
3. Stav zařízení při vrácení
Aby měl vratkový protokol váhu, nestačí jen „vráceno“. U každého zařízení by mělo být stručně uvedeno, v jakém je stavu při převzetí:
- bez zjevného poškození, běžné opotřebení,
- oděrky a drobné škrábance (např. na víku, hranách),
- zjevné mechanické poškození (prasklý displej, poškozený roh, ohnutý konektor),
- chybí část příslušenství (např. nabíječka, dokovací stanice, redukce).
Nemusíte z toho dělat román – stačí pár stručných formulací typu:
- „Notebook – běžné opotřebení, bez viditelných závad.“
- „Monitor – bez poškození, drobné škrábance na stojanu.“
- „Notebook – prasklý roh víka u pantů, chybí originální nabíječka.“
Na tyhle poznámky se budete odkazovat při případném řešení škody nebo pojistné události.
4. Informace o datech a resetu zařízení
Vratkový protokol může (a měl by) obsahovat i informaci o datech:
- zda zaměstnanec měl možnost si osobní data zazálohovat,
- zda bude zařízení přeinstalováno / vymazáno (factory reset),
- zda byla provedena záloha pracovních dat (pokud je to součást procesu).
Stačí krátký řádek typu:
- „Zaměstnanec byl poučen, že zařízení bude vymazáno a přeinstalováno.“
- „Osobní data si zaměstnanec zkopíroval před vrácením zařízení.“
Tohle je dobrý doplněk k interním pravidlům pro používání firemní techniky a může vám ušetřit diskuzi typu „vy jste mi smazali osobní fotky“.
5. Podpis zaměstnance a zástupce firmy
Bez podpisu je to jen papír. Vždy by měl být:
- podpis zaměstnance – potvrzuje, že techniku v uvedeném stavu vrátil,
- podpis zástupce firmy – typicky IT, office manager nebo vedoucí, kteří techniku převzali.
U elektronické verze (např. v interním systému) může jít o elektronické potvrzení, ale princip je stejný – obě strany souhlasí s tím, co je na protokolu napsáno.
6. Praktická šablona vratkového protokolu
Níže je jednoduchá struktura, kterou si můžete přepsat do svého formátu (pdf, interní systém, formulář v intranetu apod.):
VRATKOVÝ PROTOKOL – IT TECHNIKA Zaměstnanec: Jméno a příjmení: ______________________________ Pozice / oddělení: ______________________________ Datum ukončení pracovního poměru: _______________ Datum vrácení techniky: _________________________ Vrácená zařízení: 1) Zařízení: _________________________________ Značka / model: ____________________________ Inventární číslo: __________________________ Seriové číslo: _____________________________ Stav při vrácení: _________________________ 2) Zařízení: _________________________________ ... Osobní a pracovní data: [ ] Zaměstnanec měl možnost zazálohovat osobní data. [ ] Zařízení bude vymazáno / přeinstalováno před přidělením dalšímu uživateli. Poznámky: _______________________________________________ _______________________________________________ Podpisy: Zaměstnanec: __________________ Datum: ______________ Převzal (firma): __________________ Datum: ______________
Nemusíte vymýšlet nic složitého. Důležité je, aby byla vždy stejná struktura, aby se protokoly daly snadno dohledat a aby v nich byly všechny klíčové informace.
7. Jak vratkový protokol navázat na zbytek procesů
Vratkový protokol by neměl žít sám o sobě. Ideální je:
- mít předávací protokol při přidělení techniky,
- vést evidenci majetku (inventární čísla, kdo má co přidělené),
- mít interní směrnici pro používání firemní techniky a řešení škod,
- zapojit vratkový protokol do standardního offboarding procesu (odchod zaměstnance).
Ve výsledku jde o to, aby odchod člověka byl rutinní proces – ne moment, kdy začnete zpětně pátrat, kde je notebook, jak vypadá a co všechno k němu vlastně patří.
Když máte předávací a vratkové protokoly, jasná pravidla a evidenci majetku, máte nad firemním železem mnohem lepší kontrolu – a míň problémů v okamžiku, kdy někdo odchází ve zlém nebo kdy se do věci vloží pojišťovna či auditor.