Předávací protokol říká „co a v jakém stavu jsme zaměstnanci dali“. Vratkový protokol říká „co a v jakém stavu nám to vrátil“. Pokud jsou každý napsaný jinak, s jinými názvy a bez návaznosti, ztrácí firma část ochrany, kterou by mohla mít.
V tomhle článku se podíváme na to, jak sladit předávací a vratkový protokol tak, aby tvořily jeden logický celek – od onboardingu po odchod zaměstnance.
1. Jeden člověk, jedna sada zařízení, dva protokoly
Nejdřív je dobré si ujasnit základní logiku:
- předávací protokol – vzniká, když zaměstnanec dostává firemní techniku,
- vratkový protokol – vzniká, když techniku vrací (typicky při odchodu nebo výměně),
- oba protokoly pracují se stejnou sadou údajů: zaměstnanec, inventární čísla, modely, příslušenství.
Ideální stav je, když umíte u každého zaměstnance vytáhnout „balíček“: co dostal, kdy, v jakém stavu – a co vrátil, kdy, v jakém stavu. To je přesně kombinace předávacího a vratkového protokolu.
2. Co musí být stejné v obou protokolech
Aby se protokoly daly porovnat, je zásadní, aby sdílely stejnou strukturu klíčových údajů:
- jméno a příjmení zaměstnance,
- pozice / oddělení,
- identifikace zařízení:
- typ (notebook, monitor, dock…)
- značka a model
- inventární číslo
- seriové číslo u dražších věcí
Pokud má předávací protokol pole „Inventární číslo“, měl by ho mít i vratkový. Pokud uvádíte model u předání, uvádějte ho i u vrácení. Čím víc se struktura liší, tím hůř se protokoly párují a porovnávají.
3. Co se liší: stav zařízení při předání vs. při vrácení
Rozdíl je hlavně v popisu stavu:
-
Předávací protokol – typicky:
- „zařízení nové“ nebo „repasované“
- „bez viditelných vad“
- „standardní příslušenství předáno kompletní“
-
Vratkový protokol – řeší opotřebení a případné škody:
- „běžné opotřebení, bez zjevného poškození“
- „prasklý roh víka, oděrky na displeji“
- „chybí originální adaptér, vrácen neoriginální nabíjecí zdroj“
Díky tomu můžete kdykoliv zpětně porovnat: „V jakém stavu jsme notebook vydali a v jakém se vrátil?“ To je klíčové při řešení škody, pojistné události nebo interního sporu.
4. Jak z toho udělat jednoduchý proces
Cílem není vyrábět papírové monstrum, ale jednoduchý a opakovatelný proces. V praxi se osvědčuje:
-
Standardizujte šablony.
Mějte jednu šablonu předávacího protokolu a jednu šablonu vratkového, které sdílejí stejná pole (zaměstnanec, zařízení, inventární čísla, model). -
Propojte je s evidencí majetku.
To, co je v předávacím protokolu, by mělo sedět s tím, co je v tabulce / systému „kdo má co přidělené“. -
Zapojte je do onboardingu a offboardingu.
Předávací protokol = checklist při nástupu / změně pozice. Vratkový protokol = checklist při odchodu. -
Ukládejte protokoly na jedno místo.
Ideálně k zaměstnanci (HR složka) nebo do interního IT systému, aby šly snadno dohledat.
5. Kde se nejčastěji dělají chyby
Z praxe se u protokolů nejčastěji objevují tyhle problémy:
- jiné názvy polí v předávacím a vratkovém protokolu,
- chybí inventární čísla – nejde jednoznačně identifikovat kus,
- neřeší se příslušenství (adaptéry, doky, brašny, redukce),
- není popsaný stav – jen „vráceno“, bez detailu,
- protokoly se neukládají systematicky, ale někde „v mailech“.
Když protokoly sladíte a zavedete jednoduché návyky, vyřeší se většina problémů sama: každý ví, co má podepsat při předání, co při vrácení a kde to pak v systému najít.
6. Jak to celé vypadá v praxi
V ideálním světě má firma pro každého zaměstnance jednoduchý řetězec:
- předávací protokol – když dostává notebook a další techniku,
- evidence majetku – kde je vidět, že tenhle konkrétní kus má přidělený,
- vratkový protokol – když techniku vrací, nebo když se hardware mění.
Pro zaměstnance je to jasné: na začátku něco převezme, na konci to vrací ve stavu, který je v protokolu popsaný. Pro firmu je to levné pojištění proti ztracenému železu, věčným diskuzím o „zapomenutých“ nabíječkách a nejasnostem kolem škod na majetku.
Když máte předávací a vratkové protokoly sjednocené, IT, HR i účetní mluví stejným jazykem – a to je přesně to, co v každodenním provozu potřebujete.