Proč obměnu řešit systémově a ne až „když se to rozbije“
Když firma mění notebooky až ve chvíli, kdy se začnou sypat, platí to třikrát: prostoji, chaosem a dražším nákupem narychlo. Řízená obměna (refresh) znamená, že víš dopředu:
- kolik kusů budeš kupovat příští rok
- jaké modely držíš jako standard
- kdo má dostat nový kus a kdo „posunutý“
- kolik rezervních notebooků držíš skladem
1) Základní princip: role rozhoduje, ne „spravedlnost“
Největší chyba je nastavovat obměnu podle pocitu „ať to mají všichni stejně“. U notebooků to nedává smysl, protože:
- kancelářský uživatel má jiné opotřebení než terénní
- power user „vyžvýká“ výkon dřív než běžný uživatel
- nejdražší je výpadek, ne rozdíl 2–5 tisíc v nákupu
2) Rozdělení rolí (praktické) – Kancelář / Terén / Power user
Kancelář (standardní uživatel)
- mail, web, Office, Teams, ERP/CRM, občasný Excel
- většinu času na docku, 1–2 monitory
Doporučený cyklus obměny: 4–5 let (při standardizaci a rozumném modelu).
Terén (obchodník, konzultant, servis)
- časté přenášení, nabíjení, práce mimo kancelář
- riziko pádů, kabelů, konektorů, slabé Wi-Fi, cestování
Doporučený cyklus obměny: 3–4 roky (kvůli opotřebení a riziku výpadku).
Power user (analytik, heavy Excel, vývoj, CAD/data, video)
- dlouhodobá zátěž CPU/RAM, náročné aplikace
- citlivost na výkon (ztracené minuty = ztracené peníze)
Doporučený cyklus obměny: 3 roky (výkon + spolehlivost). U části rolí (workstation) může být i 2–3 roky.
3) Jak nastavit konkrétní pravidla obměny (3–5 let)
3.1 Zaveďte „Role A/B/C“ pro pořadí nároku
- A: kritické role (výpadek bolí okamžitě)
- B: běžný provoz (výpadek se dá řešit)
- C: nenáročné role / sdílené stroje
Tohle je důležité hlavně ve chvíli, kdy rozpočet „nevychází“ – víš, koho obměnit první.
3.2 Nastavte „maximální věk“ podle role
- Power user: max 3 roky
- Terén: max 4 roky
- Kancelář: max 5 let
Tohle není dogma – je to pravidlo, které drží park ve zdravém stavu.
3.3 Zaveďte standardizaci (2–3 typy)
Obměna bez standardizace je drahá. Se standardizací můžeš:
- držet stejné doky, adaptéry, nabíječky
- mít jeden image/MDM profil
- držet náhradní kusy bez řešení kompatibility
4) Nejlepší model v praxi: „kaskáda“ (posun strojů)
Funguje to takhle:
- Nové kusy dostanou role A / Power users / nejvíc vytížení.
- 3–4 roky staré kusy se přesunou do kanceláře nebo role B.
- Nejstarší kusy jdou do role C, jako rezervy, nebo se vyřazují.
Kaskáda dává smysl, pokud jsou kusy standardní a servisovatelné. U mixu 15 modelů se to rozpadá.
5) Náhradní notebooky (spare) – kolik jich mít a proč
Největší rozdíl v praxi udělá malá rezerva. Doporučení:
- do 20 notebooků: alespoň 1–2 spare kusy
- 20–50 notebooků: 2–3 spare kusy
- 50+ notebooků: 3–5 % parku jako rezerva
Spare kusy řeší: reklamace, rozbití, nástup nového zaměstnance, servisní výpadek.
6) Plán obměny na roky dopředu (jednoduchá metoda)
Udělej si tabulku (i klidně ručně):
- uživatel / role (kancelář, terén, power)
- datum nákupu / stáří notebooku
- plánovaný rok obměny
- poznámka (stav baterie, servisní historie)
Pak si nastav pravidlo:
- Power user: +3 roky
- Terén: +4 roky
- Kancelář: +5 let
A vyjde ti „kolik kusů“ v kterém roce. Tím si obhájíš rozpočet a budeš nakupovat v klidu.
7) Kdy cyklus zkrátit (varovné signály)
- baterie drží málo a lidi to řeší denně
- notebooky jsou hlučné, přehřívají se (throttling)
- časté problémy s USB-C doky a monitory
- Teams/Outlook/Excel naráží na RAM/CPU
- nárůst incidentů a ticketů na support
Jakmile support začne „žít notebookama“, obměna se často vyplatí víc než další lepení.
8) Co s vyřazenými kusy (a proč to mít v procesu)
Vyřazení není jen „dát do šuplíku“. Proces by měl obsahovat:
- zálohu dat (pokud je potřeba)
- bezpečné smazání / reinstal / vyřazení z MDM
- evidenci (inventární číslo, komu byl přidělen)
- rozhodnutí: prodej / interní přesun / ekologická likvidace
Závěr
Správná obměna je nudná. A přesně proto je dobrá. Když nastavíš cyklus podle rolí (kancelář 4–5 let, terén 3–4 roky, power user kolem 3 let), přestaneš řešit požáry a začneš řídit park jako systém.
Pokud chceš, připravíme ti návrh: rozdělení rolí, 2–3 standardní konfigurace a obměnový plán na 3–5 let včetně rezervních kusů a doporučení záruk/servisu.