Jakmile má firma víc než pár notebooků, přestane fungovat „evidence v hlavě“. Začne se ztrácet přehled o tom, kdo co používá, kde se který stroj nachází a v jakém je stavu. Jednou za čas se pak objeví „ztracený notebook“, který měl být dávno vrácený, ale nikdo vlastně neví, komu byl oficiálně přidělený.
Dobrá evidence a jednoduché štítkování firemních notebooků není byrokracie navíc. Je to způsob, jak mít pořádek v majetku, minimalizovat hádky při škodách a mít podklady pro účetnictví, audit i plánování obměny.
1. Proč vůbec řešit evidenci notebooků
Firemní notebook není jen „nějaký počítač“. Je to:
- Majetek firmy – s určitou pořizovací cenou, odpisy a životním cyklem.
- Nástroj zaměstnance – na kterém leží jeho každodenní práce.
- Nosič dat – často s přístupem k interním systémům a citlivým informacím.
Bez evidence vznikají typické problémy:
- Nejasnosti, kdo má jaký notebook přidělený a od kdy.
- Notebooky „kolují“ po firmě bez záznamu a nikdo za ně reálně neodpovídá.
- Nejde spočítat, kolik jakého hardware ve firmě skutečně je – a podle toho plánovat obměnu.
- V případě škody nebo ztráty je rozmělňování zodpovědnosti („já jsem ten notebook nikdy neměl“).
Základní evidence a štítky tyhle problémy výrazně tlumí – a přitom nemusí být složité.
2. Jaká data o notebooku má smysl evidovat
Nemusíte mít hned obří IT systém. Důležitější než komplikovaný nástroj je konzistentní sada údajů, které evidujete u každého kusu.
Minimální rozumný základ:
- Inventární číslo / interní kód – vaše interní identita notebooku („NB-2025-023“ apod.).
- Značka a model – např. Dell Latitude 5440.
- Seriové číslo (S/N) – kvůli reklamaci, záruce, pojištění.
- Konfigurace – CPU, RAM, disk, velikost displeje (alespoň orientačně).
- Datum pořízení – kdy byl notebook zakoupen / zařazen do majetku.
- Aktuální uživatel – jméno zaměstnance, případně oddělení.
- Umístění – pobočka, kancelář, home office, sklad.
- Stav – v provozu / rezervní kus / v servisu / vyřazen.
Dává smysl doplnit i:
- Role / typ použití – kancelář, manažer, analytik, terénní technik.
- Datum předání zaměstnanci + odkaz na předávací protokol.
- Plánovaný konec životnosti – typicky 3–5 let od pořízení.
Tyto informace můžete držet v jednoduchém interním systému, v tabulce nebo v dedikovaném nástroji. Důležité je, aby byl jeden zdroj pravdy – ne tři různé Excel soubory rozeseté po discích.
3. Inventární čísla: jak je pojmenovat a nezbláznit se z toho
Inventární číslo je interní identita zařízení. Nemusí to být nic sofistikovaného, důležitá je jednoznačnost a konzistence.
3.1 Příklady jednoduchých schémat
-
NB-2025-001
„NB“ = notebook, „2025“ = rok pořízení, „001“ = pořadové číslo v daném roce. -
IT-NB-0143
„IT-NB“ = typ majetku, „0143“ = globální pořadové číslo. -
DELL-5440-023
Značka + model + pořadové číslo – lepší pro menší firmy, kde máte jen pár modelů.
Důležité je:
- Každý notebook má právě jedno inventární číslo, které se v čase nemění.
- Inventární číslo je jasně napsané na štítku na zařízení a současně vedeno v systému spolu s ostatními údaji.
- Čísla nepřiděluje náhodně kdokoliv – zodpovědnost má IT / majetková účetní / konkrétní role.
4. Štítkování: fyzické označení notebooku
Evidence v systému je jedna věc, ale v praxi často potřebujete notebook rychle identifikovat fyzicky. Od toho jsou štítky.
4.1 Co na štítku nesmí chybět
- Inventární číslo – velkým a čitelným písmem.
- Název firmy – aby bylo vidět, že jde o firemní majetek.
- Případně kontaktní údaj (web, e-mail, telefon) – pro nálezce při ztrátě.
V některých firmách se používají i čárové kódy nebo QR kódy, které se dají načítat mobilním telefonem nebo ruční čtečkou a napojit na interní systém evidence. To dává smysl hlavně tam, kde děláte pravidelné fyzické inventury.
4.2 Kde štítek na notebook nalepit
- Typicky na spodní stranu šasi, poblíž výrobního štítku.
- U některých modelů se používá i štítek na víko (pro rychlé rozpoznání na stole či v zasedačce).
- Důležité je, aby štítek nezasahoval do větracích otvorů, šroubů nebo prolisů a nelezl přes servisní štítky výrobce.
Používejte odolnější štítky (laminované, odolné vůči otěru), aby se po roce provozu neošoupaly k nečitelnosti.
5. Předávací protokol: kdo zodpovídá za konkrétní stroj
Evidence a štítky mají plný efekt ve chvíli, kdy je propojíš s předávacím protokolem mezi firmou a zaměstnancem.
V protokolu má být:
- Identifikace zaměstnance – jméno, pozice, oddělení.
- Identifikace notebooku – inventární číslo, značka, model, S/N.
- Datum předání a případně i předpokládaný účel / role.
- Povinnosti zaměstnance při používání majetku – odkaz na interní směrnici / pravidla.
- Podpis zaměstnance a firmy (nebo zástupce IT / vedení).
Tím je jasně dané, kdo má konkrétní notebook na starosti. Při odchodu zaměstnance se provede vratka – viz článek „Check-list před předáním firemního notebooku zaměstnanci“ a případně samostatný check-list pro vrácení.
6. Pravidelná inventura a aktualizace dat
Evidence není jednorázový projekt „uděláme tabulku a hotovo“. Je potřeba ji průběžně udržovat:
- Aktualizovat při každém předání / vrácení notebooku.
- Pravidelně (např. 1× ročně) udělat fyzickou inventuru – projít štítky a ověřit, že zařízení existují a jsou tam, kde mají být.
- Upravovat stav „v provozu / rezervní / v servisu / vyřazen“.
- U vyřazených kusů archivovat informaci o likvidaci, prodeji nebo darování.
Dobře udržovaná evidence pak slouží jako základ pro plánování obměny – vidíte, kolik zařízení je starších než X let a kde dává smysl začít s výměnou.
7. Jak vám s tímhle můžeme pomoci
Pokud chcete mít v majetku jasno, ale nechcete vymýšlet všechno od nuly, můžeme vám při dodávce notebooků pomoci i s nastavením základního systému evidence:
- Návrh schématu inventárních čísel pro vaši firmu.
- Doporučení, jaké údaje u notebooků sledovat v evidenci.
- Dodávku notebooků už označených štítkem podle domluveného formátu.
- Návrh předávacího protokolu a provázání s interními pravidly pro práci se služebním notebookem.
Výsledkem je, že se z náhodného „pošťuchování o to, kdo má který notebook“ stane jasný a auditovatelný systém. A vaše IT i účetní mají konečně v majetku pořádek – bez zbytečných detektivek a pátrání po ztracených strojích.