Firemní notebooky dnes často nesou víc než jen kancelářské dokumenty – jsou v nich přístupy do systémů, maily, smlouvy, někdy i citlivá data klientů. Když se s notebookem něco stane, rozhoduje prvních pár minut: jestli incident někdo přizná, jak ho zaznamenáte a jak rychle zareagujete.
Tenhle incident checklist je krátký návod, co mají dělat běžní uživatelé a co má následovat ze strany vedení nebo IT. Můžete ho přepsat na interní směrnici, dát na intranet nebo vytisknout a přilepit do šanonu k předávacím protokolům.
1. Základní pravidla při incidentu
Platí pro jakoukoli nepříjemnost s notebookem – pád, krádež, polití i podezření na hack.
- Neschovávat incident. Cílem není hledání viníka, ale ochrana dat a rychlé zprovoznění práce.
- Nekoumat sám. Nezkoušet „domácí opravy“, rozebírání notebooku ani instalaci pochybných nástrojů.
- Minimalizovat další škody. Pokud to jde, notebook vypnout, odpojit od sítě / dokovací stanice / internetu.
- Všechno zapsat. Kdy se to stalo, kde, co přesně uživatel dělal, co se změnilo.
- Jedno kontaktní místo. Uživatel vždy hlásí incident na jedno místo (IT, správce HW, vedoucí).
2. Typické incidenty a konkrétní postupy
2.1 Notebook spadl, je mechanicky poškozený
Co má udělat uživatel:
- Notebook vypnout (pokud běží) a už ho nezapínat.
- Nesnažit se rovnat display, ohýbat víko ani „zacvakávat“ plasty.
- Okamžitě incident nahlásit: komu, jak (telefon, e-mail, tiket).
- Stručně popsat: jak to spadlo, z jaké výšky, na jaký povrch.
Co má udělat firma / IT:
- Zapsat incident do evidence (uživatel, inventární číslo, datum, popis).
- Ověřit, jaký typ záruky / pojištění platí (NBD on-site, accidental damage, bez pojištění).
- Rozhodnout: servis u výrobce, autorizovaný partner, výměna kus za kus.
- Dle situace zajistit náhradní notebook, aby uživatel nestál.
2.2 Polití klávesnice (káva, voda, pivo…)
Co má udělat uživatel:
- Ihned odpojit napájení (adaptér, dok) a notebook vypnout.
- Nevysoušet fénem, nechat být, nic z něj nevylévat „skrze klávesnici“.
- Nenabíjet, nepřipojovat zpět do zásuvky.
- Nahlásit incident stejně jako pád – ideálně s fotkou a popisem.
Co má udělat firma / IT:
- Zapsat incident, zkontrolovat záruky a případné pojištění náhodného poškození.
- Nesnažit se o „rychlé oživování“ na koleni – poslat do servisu / odborníka.
- Vyhodnotit, zda má smysl oprava, nebo rovnou výměna.
2.3 Krádež nebo ztráta notebooku
Co má udělat uživatel:
- Okamžitě nahlásit krádež / ztrátu – interně a podle potřeby i policii.
- Udat místo, čas, okolnosti (auto, kancelář, hotel, restaurace…).
- Neprodleně informovat, jestli byl notebook zamčený, kde byla taška, kde hesla apod.
Co má udělat firma / IT:
- Vyvolat bezpečnostní postup: odhlášení účtů, změna hesel, blokace přístupů.
- Pokud používáte MDM / EMM, pokusit se o remote lock / remote wipe.
- Připravit dokumentaci pro pojišťovnu (pokud je notebook pojištěn).
- Rozhodnout, jaká data mohla uniknout, a případně řešit GDPR povinnosti.
- Uživatel dostane náhradní stroj s nově nastavenými přístupy.
2.4 Podezření na malware, hack, podvodný e-mail
Co má udělat uživatel:
- Nepokračovat v práci, neklikat dál a nic dalšího nestahovat.
- Nesnažit se „opravit“ instalací pochybných antivirů z internetu.
- Nahlásit: co přesně se stalo (phishing mail, podezřelé okno, přesměrování, podivné chování).
Co má udělat firma / IT:
- Notebook odpojit od sítě (LAN, Wi-Fi) a zálohovat důležitá data (pokud to jde bezpečně).
- Spustit antivirovou kontrolu / EDR dle interních pravidel.
- Vyhodnotit, jestli je bezpečné stroj dál používat, nebo je lepší čistá instalace.
- Podle charakteru incidentu změnit hesla, resetovat přístupy do klíčových systémů.
2.5 Uživateli „jen“ nestačí výkon, notebook se seká
Co má udělat uživatel:
- Nahlásit problém standardní cestou (tiket, mail na IT, formulář).
- Popravdě popsat, s jakými aplikacemi pracuje a kdy přesně se notebook „zadýchává“.
Co má udělat firma / IT:
- Porovnat aktuální konfiguraci notebooku s rolí uživatele (CPU, RAM, disk, typ práce).
- Rozhodnout, jestli pomůže upgrade (RAM, SSD), nebo je čas na obměnu stroje.
- Incidenty s výkonem využít jako vstup pro plán obměny na 3–5 let.
3. Jak incident checklist zavedete ve firmě
Samotný článek nestačí – důležité je, aby ho lidé skutečně používali.
- Zapracujte checklist do interních pravidel pro firemní notebooky.
- Propojte ho s předávacím checklistem. Při převzetí notebooku uživatel rovnou dostane i návod, co dělat při průšvihu.
- Dostupnost. Dejte stručnou verzi na intranet, do Teams / Slacku, případně jako PDF na sdílený disk.
- Jedno kontaktní místo. Vždy jasně uveďte, kam incident hlásit (mail, telefon, helpdesk).
4. Krátká „incident karta“ – verze na jednu A4
Praktická verze, kterou můžete dát do šanonu nebo přidat k předávacímu protokolu:
- 1. Krok: Zastav se, nic neskrývej, nesahej do toho sám.
- 2. Krok: Vypni notebook / odpoj napájení (u pádu, polití, podivného chování).
- 3. Krok: Nahlas incident na: IT@firma.cz / telefon / helpdesk.
- 4. Krok: Popiš: co se stalo, kdy, kde, co jsi dělal těsně předtím.
- 5. Krok: Počkej na instrukce. Neinstaluj nic navíc, nic neobcházej.
Když mají všichni stejný postup, šetříte čas IT, snižujete riziko úniku dat a zároveň je všem jasné, že když se něco stane, nejde o osobní selhání, ale o normální provozní situaci, která má jasný scénář.